Office Manager Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg

De office manager is een spin in het web en ondersteunt het bestuur en coördinatie van de Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L) in alle activiteiten.

Functieomschrijving:
De office manager is onderdeel van het AWO-L coördinatieteam en zorgt, naast het verrichten van uitvoerende taken, voor een goede afstemming en stroomlijning van alle administratieve en secretariële activiteiten binnen de AWO-L bestaande uit een aantal hoofdtaken:

• Ondersteuning van o.a. het Dagelijks Bestuur en het Bestuurlijk Overleg AWO-L
• Ondersteuning op het gebied van HRM, financiën, interne en externe communicatie
• Ondersteuning en verdere professionalisering van (secretariële) werkzaamheden voor het coördinatieteam van de AWO-L
• Inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en activiteiten van de AWO-L

Meer concrete taken zijn:

• Agendabeheer van o.a. de voorzitter en andere hoogleraren van het AWO-L Dagelijks Bestuur, het maken van interne en externe afspraken inclusief het stellen van prioriteiten en het bewaken van deadlines (in samenwerking met collega);
• Het verzorgen van correspondentie met o.a. bestuurders, bestuurssecretariaten, stakeholders en partners van AWO-L (onderwijs, wetenschap, zorg);
• Het plannen, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen, in afstemming met het coördinatieteam;
• Coördinatie en organisatie van symposia, publieksdagen en informele bijeenkomsten en bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering
• Het bewaken van de uitvoering van gemaakte afspraken en genomen besluiten
• Het zien van verbanden tussen activiteiten binnen de AWO-L en daarop inspelen
• Administratief verwerken van o.a. facturen en dienstreisdeclaraties
• Organisatie van stages en begeleiding van stagiaires binnen het coördinatieteam van de AWO-L

Functie-eisen:
Wij zoeken een professional die verbindend is en in mogelijkheden denkt. Iemand die zich thuis voelt in een groot netwerk van stakeholders dat zich bevindt in een complexe en dynamische werkomgeving. Een collega die hoofd- en bijzaken kan onderscheiden, die vooruit kijkt en prioriteiten kan stellen. Een persoon die een spin in het web is en vorm kan geven aan de verdere professionalisering van de AWO Limburg en haar activiteiten. Iemand met aantoonbare ervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare functie.

Specifieke eisen:

• Een passende opleiding op HBO-niveau en bijbehorend werk- en denkniveau
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Goede beheersing van de Engelse taal is een pre
• Enkele jaren ervaring in een office-management/management assistant rol
• Ervaring binnen een netwerkorganisatie/professioneel ecosysteem strekt tot de aanbeveling

Persoonskenmerken:

• Proactief
• Zelfstandig
• Sterk in samenwerking/teamspeler
• Stressbestendig
• Resultaatgericht
• Accuraat
• Mensgericht
• Loyaal
• Gastvrij en servicegericht

Wat biedt de UM?
Als Office Manager Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 - 8 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2899,00 en €4298,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.  
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.  
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.  

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht? 

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst.  Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.  

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan. 

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.   

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien. 

Voor meer informatie over de UM klik hier. 

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)  
In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt. 

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten. 

 
De Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L)
De Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg (AWO-L) is een structurele en interdisciplinaire samenwerking tussen 9 zorgorganisaties (MeanderGroep, Sevagram, Envida, Zuyderland, Cicero, Vivantes, Land van Horne, Proteion, De Zorggroep), 2 mbo’s (Gilde Zorgcollege en VISTA College), Zuyd Hogeschool en de Universiteit Maastricht. De missie van de AWO-L is met wetenschappelijk onderzoek een bijdrage te leveren aan

• de kwaliteit van leven van ouderen en hun naasten
• de verbetering van de kwaliteit de zorg
• de kwaliteit van medewerkers en hun werk in de langdurige zorg.

In de AWO-L vindt een continue dialoog plaats tussen ouderen en hun naasten, leden van cliëntenraden, zorgmedewerkers, beleidsmakers, docenten, bestuurders en wetenschappers om zo te komen tot onderzoeksvragen- en projecten die relevant zijn voor de langdurige ouderenzorg (thuis en in het verpleeghuis). De AWO-L beoogt hiermee een brug te slaan tussen de academie en de dagelijkse zorgpraktijk met een directe uitwisseling tussen wetenschap, zorgpraktijk en onderwijs.

De AWO-L heeft de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt, zowel in omvang als in activiteiten. Zo zijn er 50 wetenschappelijk medewerkers (hoogleraren, universitair docenten, post docs en promovendi) actief bij AWO-L. Vanuit de partnerorganisaties participeren honderden medewerkers (o.a., verzorgenden en verpleegkundigen, artsen, psychologen, docenten, managers & bestuurders) en belanghebbenden (o.a. ouderen, naasten, studenten en cliëntvertegenwoordigers) in onze werking. Wetenschappelijke en praktijk linking pins (medewerkers in duo-banen) vormen het hart van de organisatie. Op veel onderzoeksgebieden nemen we deel aan (inter)nationale samenwerkingen. Omdat de AWO-L als een best practice wordt gezien, ontvangen wij steeds meer verzoeken om het model van de AWO-L te verspreiden.

Hoewel de afgelopen jaren al een grote professionaliseringsslag gemaakt, onder andere op het terrein van communicatie en netwerkcoördinatie, is verdere professionalisering gewenst vanwege de complexiteit van activiteiten. Daarom is uitbreiding van ons coördinatieteam met een office manager AWO-L gewenst.

Overige informatie:
Het AWO-L coördinatieteam bestaat uit een netwerkcoördinator, een medewerker communicatie, een management assistente en drie onderzoeksmedewerkers.

Het bureau werkt intern nauw samen met het secretariaat van de vakgroep HSR waar de AWO-L is gehuisvest; specifiek met een medewerker secretariaat (agendabeheer hoogleraren AWO-L) en de leidinggevende van het betreffende vakgroep secretariaat.
Daarnaast werkt het coördinatieteam nauw samen met het beheersbureau van de onderzoeksschool CAPHRI waar de AWO-L is ondergebracht; specifiek met een beheerder en controller. Ten slotte is er een nauwe samenwerking met de afdeling HRM.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met dr. Judith Urlings via j.urlings@maastrichtuniversity.nl of prof. dr. Hilde Verbeek via h.verbeek@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie. 

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Office Manager Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg? Solliciteer dan nu, uiterlijk 1 december 2024, op deze functie. 

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

De eerste ronde gesprekken vinden plaats op 6 december 2024. De tweede ronde gesprekken vinden plaats op 13 december 2024.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.