Management/Office Assistent

Welkom bij Maastricht University!
Vind jij het leuk om te werken in een internationale, dynamische omgeving waar onderwijs en praktijk samenkomen? Bij Maastricht University brengen we executives, academici en professionals samen om kennis uit te wisselen, oplossingen te verkennen en de toekomst van business en samenleving vorm te geven.

Management/Office Assistent Maastricht School of Management

• Ons doel: Het dagelijks reilen en zeilen van MSM soepel laten verlopen door professionele, proactieve en betrouwbare ondersteuning te bieden aan ons managementteam en collega’s.
• Jouw collega’s: Een klein, internationaal en dynamisch team bij de Maastricht School of Management. Samen creëren we een omgeving waarin samenwerking, structuur en gastvrijheid hand in hand gaan. Je werkt nauw samen met het Management Team, de financiële afdeling en collega’s in de hele organisatie.
  
  

Als Management/Office Assistant ben jij het organisatorische hart van MSM. Je zorgt dat processen soepel verlopen, vergaderingen goed voorbereid zijn en bezoekers zich welkom voelen. Je voert een breed scala aan administratieve, plannings- en lichte financiële taken uit met zorg en nauwkeurigheid – zodat collega’s zich kunnen richten op hun kerntaken.

Wat ga je doen?

• Secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het Management Team, inclusief agendabeheer, vergaderingen voorbereiden en opvolgen van actiepunten.
• Interne vergaderingen en evenementen coördineren, zoals teammeetings, zakelijke lunches en bijeenkomsten – van logistiek tot gastvrijheid.
• Communicatiekanalen beheren, waaronder telefoontjes, e-mails en correspondentie.
• Gasten en partners ontvangen en assisteren, reisprogramma’s coördineren en zorgen voor een soepele ervaring.
• Interne processen coördineren, zoals zaalreserveringen, catering, benodigdheden en interne registratie van consultants of docenten.
• Financiële administratie ondersteunen, facturen en declaraties controleren, afwijkingen signaleren en afstemmen met de financiële afdeling.
• Back-up zijn voor het Travel Office, inclusief reisboekingen, visumaanvragen en reisschema’s regelen.
• Diverse administratieve taken uitvoeren om het kantoor efficiënt draaiende te houden.
  
  

Kortom: jij bent de verbindende factor tussen mensen, planning en processen — met oog voor detail en een warme, professionele aanpak.

Ben jij klaar om mee te bouwen aan de toekomst van Maastricht School of Management? Dan maken we graag kennis met jou!

Wat breng je mee?

Het gaat niet om vinkjes zetten, maar om wie jij bent en hoe je werkt. Herken jij jezelf hierin?

• Georganiseerd en proactief – Je plant vooruit, stelt prioriteiten en ziet wat aandacht nodig heeft voordat anderen dat doen.
• Gestructureerd en nauwkeurig – Je houdt overzicht, werkt precies en vindt het leuk om dingen efficiënt te laten verlopen.
• Vriendelijk en zelfverzekerd – Je combineert een positieve, toegankelijke houding met professionaliteit en betrouwbaarheid.
• Flexibel en zelfstandig – Je kunt goed omgaan met variatie en neemt graag initiatief.
• Samenwerkend – Je werkt graag met anderen en draagt bij aan een prettige, ondersteunende sfeer.
• Snel lerend met humor en relativeringsvermogen – Je pikt dingen snel op en brengt balans in drukke momenten.

Daarnaast breng je mee:

• Een MBO+/HBO-opleiding met administratieve of organisatorische achtergrond.
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke vaardigheden in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Affiniteit met financiële administratie, inclusief basiskennis van boekhoudprocessen.
• Discretie en goed beoordelingsvermogen bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je brengt structuur, energie en gastvrijheid — en dat is precies wat wij waarderen.
  
  

Wat bieden wij?

Als Management/Office Assistant bij de School of Business and Economics werk je bij de meest internationale universiteit van Nederland, in het prachtige Maastricht. Daarnaast bieden wij:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 volgens het UFO-profiel Management/Office-assistent, met een salaris afhankelijk van ervaring tussen €3.057,00 en €3.985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week). Daarnaast ontvang je 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden voor 0,8 FTE.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels thuis te werken, inclusief een maandelijkse reiskosten- en internetvergoeding.
• Bij fulltime dienstverband: 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen (Carnavalsmaandag, Carnavalsdinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag). Bij het sparen van compensatie-uren komen daar nog 12 dagen bij.
• Mogelijkheid om arbeidsvoorwaarden te personaliseren via het CAO-keuzemodel.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een goed pensioen bij ABP, deelname aan bedrijfsfitness en gebruik van uitgebreide sportfaciliteiten.
• Ruimte en faciliteiten voor persoonlijke en professionele ontwikkeling, inclusief een breed aanbod aan trainingen en initiatieven zoals ‘Erkennen en Waarderen’.

De arbeidsvoorwaarden bij Maastricht University zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten, aangevuld met UM-specifieke regelingen.

Nieuwsgierig?

Heb je vragen over deze functie? Neem gerust contact op met Chantal Muyres, Managing Director MSM via chantal.muyrers@maastrichtuniversity.nl.
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Laura Daniels (Recruiter) via laura.daniels@maastrichtuniversity.nl.

Solliciteren?

Ben je overtuigd en klaar om onze nieuwe Management/Office Assistant te worden? Solliciteer uiterlijk 11 januari 2026
Upload je CV en motivatiebrief.

Deze vacature staat open voor interne en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid krijgt de interne kandidaat voorrang.

Maastricht School of Management (MSM)
MSM is onderdeel van de Maastricht University School of Business and Economics (SBE). Met 70 jaar ervaring in wereldwijd managementonderwijs en internationale ontwikkeling, met focus op opkomende economieën, heeft MSM een groot netwerk van studenten, alumni en partners opgebouwd. MSM biedt internationaal en nationaal geaccrediteerde programma’s zoals Master of Arts in Management, MBA en Executive PhD, zowel in Maastricht als via partners wereldwijd. Daarnaast biedt MSM korte executive courses, inclusief maatwerkprogramma’s.

MSM’s programma’s bieden een diverse en stimulerende leerervaring met studenten uit vele landen en achtergronden. Via het Expert Centre on Emerging Economies (ECEE) versterkt MSM wereldwijd capaciteiten voor uiteenlopende klanten. MSM is gevestigd op de monumentale Tapijnkazerne-campus in het centrum van Maastricht.

Meer informatie: www.msm.nl

Maastricht University
Bij UM draait alles om de toekomst: die van onze studenten én van de samenleving. Met probleemgestuurd onderwijs (PBL) en internationaal onderzoek werken we samen aan oplossingen voor wereldwijde vraagstukken. UM telt meer dan 23.300 studenten en 5.400 medewerkers uit de hele wereld en biedt een inspirerende internationale gemeenschap.