Management / Office-assistent

Op zoek naar een Management Assistent functie in een internationale, dynamische en bestuurlijke omgeving?

De Universiteit Maastricht zoekt een Management Assistant ter versterking van het secretariaat van de afdeling MUO/HRM. In deze functie ondersteun je samen met je collega’s de directeur MUO/HRM, het managementteam en de beleidsmedewerkers van de afdeling. Ben jij een integer en discreet, werk je graag samen in een team en is prioriteren, laveren en snel schakelen vanzelfsprekend voor jou? Lees dan snel verder.

Wat neem je mee? 

• Met jouw (organisatie)talent en vriendelijke persoonlijkheid, kun je snel schakelen tussen steeds wijzigende omstandigheden. Je prioriteert, zorgt voor rust, overzicht en een goede sfeer.
• Je bent toegankelijk en samenwerken staat voor jou voorop. 
• Je bent onderdeel van het team en waar nodig, opereer je zelfstandig en ben je in staat resultaten te behalen in een hectische omgeving.
• Je handelt integer en discreet. 
• Je werkt efficiënt en effectief met een hoge mate van accuratesse en pro activiteit.
• Je hebt kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS Teams, Outlook en Word; deze programma’s hebben voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om je de applicaties waar de UM mee werkt, (zoals Ibabs en SAP) snel eigen te maken.
• Je bent in staat om mee te bewegen/te groeien in een snel veranderende omgeving.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift en een vriendelijke en toch directe stijl van communiceren.
• Je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet graag een stapje extra.
• Je hebt ervaring in het organiseren van evenementen en grote bijeenkomsten en ziet dat als een van jouw kwaliteiten.
• Je beschikt over minimaal een MBO+ diploma in een relevante richting en werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale of bestuurlijke organisatie.
• Je werkdagen zijn in overleg. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar er wordt verwacht dat je regelmatig op kantoor bent. Tijdens vakanties neem je waar voor je collega’s en vice-versa. 

Wat ga je doen?

Je ondersteunt samen met je collega’s de directeur MUO/HRM, het managementteam en de beleidsmedewerkers van de afdeling op allerlei gebieden. Je werkt nauw samen met je collega’s van het HRM-secretariaat, de Griffie CvB en andere secretariaten binnen MUO.

Een greep uit je takenpakket:

• Met grote nauwkeurigheid beheer je de agenda’s van de directeur en medewerkers van de afdeling. 
• Je plant afspraken met alles wat daarbij komt kijken (catering, ruimtereservering e.d.)
• Je verzorgt correspondentie, zowel Nederlands- als Engelstalig.
• Je bent betrokken bij de organisatie van evenementen die vanuit de afdeling georganiseerd worden.
• Je voert overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden uit.

Wat biedt de UM?
Als Management / Office-assistent bij Maastricht University Office kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 7 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2870,00 en €3771,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.  
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.  
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.  

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht? 

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst.  Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.  

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan. 

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.   

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien. 

Voor meer informatie over de UM klik hier. 

Maastricht University Office (MUO)
Maastricht University Office (MUO) is een netwerkorganisatie om gezamenlijke activiteiten van de UM zowel intern als naar buiten te faciliteren en te bevorderen. MUO bestaat uit 7 afdelingen en meerdere initiatieven en projecten. Zij werkt daarbij voor en nauw samen met het College van Bestuur, de faculteiten en servicecentra.

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Niels Harteman via niels.harteman@maastrichtuniversity.nl / 0646705194 voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Management / Office-assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 3 november 2024, op deze functie. 

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.