Management Assistent

Sluit je aan bij ons dynamische academische team als Management Assistent en word de ruggengraat van onze dagelijkse werkzaamheden! In deze cruciale rol ondersteun je het onderzoek en onderwijsactiviteiten van de vakgroep Farmacologie en Toxicologie, waarbij je ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Solliciteer vandaag nog bij de vakgroep Farmacologie en Toxicologie en draagbij aan ons onderzoek naar een schonere en gezondere leefomgeving!

Functieomschrijving
De hoofdverantwoordelijkheid van de functie Management Assistent binnen onze academische groep omvat het ondersteunen van zowel het management als de medewerkers in hun dagelijkse taken en activiteiten. Deze rol is essentieel voor het soepel en effectief functioneren van onze afdeling, waarbij de Management Assistent helpt bij het stroomlijnen van onze werkprocessen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Tevens speelt de Management Assistent een cruciale rol in het faciliteren van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten en het naleven van universitaire regelgevingen.

De Management Assistent heeft een centrale positie in het coördineren en verbinden van de 
verschillende onderdelen van het team. De functie is direct ondersteunend aan het afdelingshoofd en werkt nauw samen met alle teamleden, van professoren en onderzoekers tot administratieve medewerkers en studenten. 

Deze veelzijdige functie omvat de volgende specifieke taken en verantwoordelijkheden:

• Assisteren van management en medewerkers bij diverse taken, waaronder ondersteuning bieden aan het afdelingshoofd.
• Ondersteunen van de onderwijs coördinator en beheer van de onderwijsmailbox voor communicatie met studenten.
• Ondersteunen van medewerkers bij onderwijs- en onderzoeksgerelateerde activiteiten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne als externe relaties, zowel on-site als via telefoon en e-mail.
• Uitvoeren van voorkomende secretariële werkzaamheden, zoals het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (in Nederlands en Engels), maken van afspraken, ontvangen van gasten, regelen van reizen, beheer van website en sociale media, en het verwerken van declaraties en bestellingen.
• Vervullen van een spilfunctie binnen de afdeling en optreden als vraagbaak voor medewerkers, studenten en stagiaires.

Functie-eisen

• Een sterk georganiseerde teamspeler die proactief en dienstverlenend is ingesteld, met het vermogen om met diverse culturen en medewerkers samen te werken, waaronder onderzoekers, promovendi en faculteitsleden.
• Je bent een enthousiaste persoon, die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken.
• Je bent integer en discreet in je handelen en optreden, en je kunt problemen zelfstandig en tactvol oplossen.
• Je bent in staat om efficiënt en effectief te werken met een hoge mate van accuratesse en pro-activiteit.
• Je hebt kennis van en ervaring met agendabeheer en het MS-Office pakket, waaronder MS Teams, Outlook en Word. Daarnaast ben je in staat om je snel de applicaties eigen te maken waarmee de UM werkt. 
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Je beschikt over minimaal een MBO/HBO werk- en denkniveau.

Wat biedt de UM?
Als Management Assistent bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 6 - 7 conform UFO-profiel Management/Office-assistent met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €2618,00 en €3636,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,8 - 1,0 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel.  
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden.  
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’.  

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier.

Universiteit Maastricht
Waarom werken aan de Universiteit Maastricht? 

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst.  Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.  

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan. 

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.   

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien. 

Voor meer informatie over de UM klik hier. 

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)  
In de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) draait alles om gezond leven. Ons onderzoek en onderwijs is niet alleen gericht op herstel maar focust sterk op preventie, gezondheidsbehoud en gezondheidsbevordering. We zijn erop uit om met onze kennis en kunde daadwerkelijk te kunnen zorgen voor gezonde levens van individuele mensen én de maatschappij als geheel. In onderwijs, onderzoek en zorg is de FHML sterk verbonden met het academisch ziekenhuis Maastricht waarmee ze samen het Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC+) vormt. 

De FHML wordt gevormd door een (inter)nationale community medewerkers en studenten en is de grootste faculteit van Maastricht University. De faculteit biedt een breed palet aan Nederlands- en Engelstalige bachelor- en masteropleidingen in vernieuwende onderwijsconcepten waarin de nadruk altijd ligt op het bouwen van bruggen naar de praktijk.

Het multidisciplinaire onderzoek van de FHML richt zich op een aantal zorgvuldig gekozen actuele thema’s. Naast onderzoek dat is gericht op het verkrijgen van nieuwe inzichten gaat het ook om onderzoek waarvan de resultaten direct vertaald kunnen worden naar concrete toepassingen en innovaties. De uitvoering van de verschillende onderzoeksprogramma's is georganiseerd in onze zes graduate schools en twee instituten. 

 
Vakgroep/afdeling

Op de afdeling Farmacologie & Toxicologie werkt een multidisciplinair team van biologen, chemici, farmacologen en toxicologen samen. Zij onderzoeken enerzijds hoe ziektes kunnen ontstaan na blootstelling aan chemische stoffen uit voeding, leefstijl, omgeving (toxicologie), en anderzijds hoe ziektes behandeld kunnen worden door middel van medicijnen (farmacologie). Het onderzoek wordt uitgevoerd op (bio-)chemisch, cellulair, orgaan- of individu niveau. Een belangrijke taak is tevens het geven van onderwijs aan bachelor en master studenten binnen de opleidingen van de FHML. De afdeling bestaat uit ca. 30 medewerkers (docenten en onderzoekers), en ca. 25 PhD kandidaten die werken op projecten gericht op het voorkomen en behandelen van ziekten. 
 

Je zal werken onder toezicht van de afdelingsvoorzitter Prof. Dr. Frederik-Jan van Schooten

Nieuwsgierig?
Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Prof. Dr. Frederik-Jan van Schooten via f.vanschooten@maastrichtuniversity.nl voor meer informatie.

Solliciteren?
Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Management Assistent? Solliciteer dan nu, uiterlijk 30 Juni, op deze functie. 
De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.