Afdelingshoofd Recepties

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

De wereld verandert snel, en wij veranderen mee. Iedere dag ontvangen onze recepties studenten, medewerkers, onderzoekers en bezoekers van over de hele wereld. Een gastvrije ontvangst, veilige omgeving en professionele dienstverlening maken daarbij het verschil.Bij Facility Services bouwen we aan een toekomstbestendige organisatie die gastvrijheid, kwaliteit  en professionaliteit samenbrengt omgeving – en daarin speel jij een sleutelrol.

Afdelingshoofd Recepties

• Ons doel: De receptiedienstverlening van de Universiteit Maastricht toekomstgericht, gastvrij en organisatiebreed sterk positioneren.
• Jouw collega’s: Een betrokken team van circa 55 receptiemedewerkers, planners en leidinggevenden verspreid over meerdere UM-locaties.

De Universiteit Maastricht groeit, verandert en ontwikkelt zich voortdurend. Onze gebouwen zijn meer dan werk- en studieplekken: het zijn ontmoetingsplaatsen waar studenten, onderzoekers, bezoekers en collega’s samenkomen. Juist daarom is professionele en gastvrije receptiedienstverlening van groot belang. We zoeken een Afdelingshoofd Recepties dat mensgericht leiderschap combineert met strategisch inzicht en operationele daadkracht.

Samen met de Teamleider Recepties geef je leiding aan de afdeling Recepties. Jullie zijn ieder verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en ontwikkeling van een deel van de receptiemedewerkers. Daarnaast stuur je de planner en de Teamleider Recepties aan en ben je verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van de receptiedienst als geheel.

In deze rol geef je richting aan een afdeling die dagelijks zichtbaar en voelbaar bijdraagt aan de ervaring van iedereen die onze universiteit binnenstapt.Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, kwaliteit gewaarborgd blijft en medewerkers de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen. Tegelijkertijd werk je aan de verdere professionalisering van de receptiedienst en een uniforme dienstverlening op alle locaties.Daarbij kijk je verder dan de dagelijkse operatie: je bouwt mee aan een langetermijnvisie op gastvrijheid, dienstverlening en digitalisering binnen de universiteit.

Je bent een verbindende leider die overzicht bewaart in een dynamische omgeving. Samen met de Teamleider en collega’s binnen Facility Services werk je aan continue verbetering van onze dienstverlening Je initieert verbeter- en ontwikkeltrajecten, vertaalt ontwikkelingen binnen en buiten de universiteit naar concrete keuzes voor de receptiedienst en stuurt op succesvolle implementatie binnen de organisatie Je beweegt je gemakkelijk binnen een complexe organisatie en werkt samen met uiteenlopende stakeholders om dienstverlening, gastvrijheid en gebruikerservaring continu te verbeteren.

Wat jij doet

• Je geeft op een verbindende en coachende manier leiding aan de afdeling Recepties en creëert ruimte voor eigenaarschap, samenwerking en ontwikkeling.
• Je bent eindverantwoordelijk voor HR- en financiële processen binnen de afdeling, waaronder personeelsontwikkeling, bezetting en budgetbewaking.
• Je ontwikkelt beleid en verbeterinitiatieven op het gebied van gastvrijheid, dienstverlening, digitalisering, veiligheid en procesoptimalisatie.
• Je stuurt op kwaliteit, klanttevredenheid en afgesproken resultaten en vertaalt klantfeedback, KPI's en operationele ontwikkelingen naar concrete verbeteracties.Je leidt of begeleidt projecten rondom receptiedienstverlening en zorgt voor succesvolle implementatie binnen de operatie.
• Je onderhoudt intensief contact met interne stakeholders en draagt bij aan organisatiebrede samenwerkingen en projecten.

Je geeft richting aan de verdere professionalisering van de receptiedienst en zorgt voor een uniforme, herkenbare en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening op alle UM-locaties.Je levert een actieve bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de receptiedienst en vertaalt organisatiebrede ontwikkelingen naar verbeteringen in dienstverlening, processen en werkwijzen.

Ben jij klaar om koers te zetten voor de komende jaren? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?

• Ervaren professional – Je beschikt over een afgeronde relevante HBO-opleiding, bijvoorbeeld in Hotel Management of een vergelijkbaar vakgebied, en hebt ervaring in een leidinggevende rol binnen dienstverlening of hospitality.
• Verbindend leider – Je geeft richting met aandacht voor mensen. Je weet teams mee te nemen in verandering en creëert een omgeving waarin collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen.
• Gastvrij en servicegericht –  Je begrijpt wat een uitstekende dienstverlening vraagt en weet een omgeving te creëren waarin gastvrijheid, kwaliteit en klantgerichtheid vanzelfsprekend zijn.
• Strategisch én praktisch ingesteld – Je schakelt moeiteloos tussen langetermijnvisie en dagelijkse operatie en weet ideeën om te zetten in concrete verbeteringen.
• Samenwerkingsgericht – Je bouwt sterke relaties op met collega’s, stakeholders en samenwerkingspartners en weet verschillende belangen bij elkaar te brengen.
• Resultaatgericht – Je weet ambities te vertalen naar concrete resultaten en stuurt op kwaliteit, klanttevredenheid en afgesproken doelstellingen.
• Professionaliseren en verbeteren – Je krijgt energie van het ontwikkelen van dienstverlening. Je ziet kansen om processen, werkwijzen en samenwerking te verbeteren en weet veranderingen succesvol te realiseren.

Wat je van ons mag verwachten 
Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid. 
• Een bruto salaris tussen €3546,00 en €5538,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over Facility Services (FS)
Facility Services zorgt voor een veilige, inspirerende en duurzame UM-omgeving. Van huisvesting en catering tot duurzaamheid en veiligheid: samen maken we plekken waar studenten, onderzoekers en collega’s kunnen floreren. Verbinding, welzijn en innovatie staan centraal in alles wat we doen.

Nieuwsgierig geworden?
Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Bart Jansen via 06 22600993. De einddatum van de publicatie is 17 augustus 2026. 

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!

Over de Universiteit Maastricht
Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.